Bật mí những tips quản lý nguyên vật liệu nhà hàng, cafe hiệu quả bạn cần biết

Trong ngành F&B (Food & Beverage) – ngành hàng ăn uống, một trong những điều quan trọng quyết định đến doanh thu đó là quản lý nguyên vật liệu hiệu quả. Tính đặc thù của nguyên vật liệu ngành này đã khiến cho việc quản lý chúng không hề dễ dàng. Những tips dưới đây sẽ giúp bạn làm việc này một cách chặt chẽ, hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí.

1. Quản lý nguyên vật liệu là gì?

Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh là quá trình kiểm tra, kiểm soát các yếu tố đầu vào phục vụ cho sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp đó. Quá trình này  bắt đầu từ khâu mua vào, lưu kho và phân bổ tới các bộ phận. 

Với ngành hàng F&B (cụ thể với các nhà hàng, quán ăn, quán cafe) thì đây là quá trình kiểm tra và kiểm soát tất cả những nguyên vật liệu đầu vào (thực phẩm, gia vị, dụng cụ,…) tạo nên sản phẩm cuối (là những món ăn, đồ uống,..), bắt đầu từ khi lên kế hoạch mua, kiểm soát chất lượng và giá thành cho đến hết khi nguyên vật liệu đó chuyển thành sản phẩm cuối đưa đến tay khách hàng. 

2. Vai trò của việc quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe

Đối với ngành F&B, nguyên vật liệu đôi khi vừa là đầu vào, vừa là đầu ra của sản phẩm, dịch vụ, do đó việc quản lý những vật liệu này là vô cùng quan trọng. 

2.1. Kiểm soát chất lượng sản phẩm dịch vụ 

Sản phẩm của ngành F&B (hay những nhà hàng, quán ăn, quán cafe) là những loại thực phẩm, đồ ăn, thức uống. Hương vị của những sản phẩm này đặc biệt quan trọng, và để hương vị tốt, món ăn cần được chế biến từ những nguyên vật liệu tươi ngon. 

Với một số món ăn như salad, rau tươi và sạch sẽ quyết định phần lớn chất lượng món ăn. Một ly cocktail ngon cũng cần được pha chế từ những loại rượu đảm bảo chất lượng. Rượu được bảo quản không đúng khi đến tay khách hàng sẽ mất đi phần lớn giá trị.

Do đó, việc giữ nguyên vật liệu luôn ở trạng thái tốt nhất là vô cùng quan trọng. Chất lượng thực phẩm đi xuống ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm khách hàng, kéo theo việc kinh doanh cũng vì vậy mà bị ảnh hưởng. Điều này hoàn toàn có thể giải quyết được nếu bạn có cách quản lý nguyên vật liệu hiệu quả. 

2.2. Tránh tình trạng thất thoát

Nguyên vật liệu chiếm một khoản chi phí lớn đối với những mô hình kinh doanh F&B với nhiều mã vật liệu, khối lượng lớn nhỏ khác nhau. Trong nhà hàng, quán ăn, quán cà phê,…số lượng nhân viên đông cũng khiến việc quản lý gặp khó khăn, nếu không theo sát rất có thể sẽ thất thoát. 

Việc định lượng nguyên vật liệu cần cho một đơn vị thành phẩm sẽ giúp bạn tính toán được lượng nguyên vật liệu cần thiết trong ngày, từ đó dễ dàng phát hiện sai sót và vi phạm nếu có. Nhiều đơn vị không kỹ càng trong khâu quản lý nguyên vật liệu đã gặp tình trạng mất mát, đặc biệt là với những món có giá trị lớn.

2.3. Giảm thiểu chi phí trong quá trình kinh doanh nhà hàng, quán cafe

Nếu tìm được nguồn cung nguyên liệu tốt và có quy trình quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí đầu vào. Cùng một loại rau, trước đây rất dễ hư hỏng, nhưng khi được bọc giấy báo và bảo quản lạnh để giữ độ tươi ngon sẽ giúp nhà hàng tiết kiệm được chi phí. Tương tự, việc quản lý và phân bổ nguyên vật hợp lý cũng sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn. 

2.4. Quản lý nguyên vật liệu giúp chủ động về vốn khi kinh doanh nhà hàng, quán cafe

Như đã đề cập ở trên, các nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe sẽ chiếm một khoản vốn không nhỏ, do đó cần kiểm soát số vốn này kịp thời. Số lượng các loại vật liệu này cần được kiểm tra thường xuyên, giúp người đầu tư có thể chủ động về chi phí. Việc hàng hóa được kiểm soát ở mức hợp lý cũng giúp tránh được tình trạng tồn đọng vốn. 

Trong quản lý nguyên vật liệu quán cafe, các loại trang thiết bị cũng cần được chú trọng. Một chiếc máy pha cafe mới ít hư hỏng, được tận dụng hiệu quả sẽ tiết kiệm chi phí bảo trì hơn so với một chiếc máy cũ và chất lượng cafe cũng sẽ tốt hơn. 

3. Quy trình quản lý nguyên vật liệu trong ngành F&B hiệu quả

Khi quản lý nguyên vật liệu, có rất nhiều công đoạn lớn nhỏ và nhiều điều bạn phải thường xuyên kiểm tra và kiểm soát. Nhiều người nghĩ rằng việc quản lý này trong nhà hàng hay quán cafe chỉ đơn giản là kiểm soát không để các nguyên vật liệu hư hỏng và sử dụng tiết kiệm, tuy nhiên điều này là chưa đủ.

3.1. Xây dựng định mức nguyên vật liệu cho nhà hàng, quán cafe 

Đây là bước đầu tiên vô cùng quan trọng trong quản lý nguyên vật liệu, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về lượng nguyên vật liệu cần có. Những công việc trong bước này bao gồm:

• Bước 1 –  Xác định food cost: đây là giá thành các chi phí tạo nên món ăn, đồ uống. Giá này sẽ là tổng của các chi phí trực tiếp (vật liệu, dụng cụ, gia vị,..); chi phí gián tiếp (gồm chất lượng dịch vụ, độ ngon của món ăn,…); chi phí nhân công (đầu bếp, phục vụ,…), chi phí khác (mặt bằng, trang thiết bị, tiếp thị,…).
• Bước 2 –  Xác định giá bán: có nhiều phương pháp để xác định giá bán, trong đó có những cách phổ biến như định giá dựa trên phân khúc khách hàng, định giá dựa trên giá trị. Tùy theo định hướng kinh doanh của doanh nghiệp mà sẽ có các xác định giá khác nhau.
• Bước 3 –  Định mức nguyên vật liệu đầu vào cho món ăn, đồ uống: đây là bước ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe. Ở bước này, người quản lý cần phối hợp với các bộ phận để đưa ra định lượng của từng loại nguyên liệu trong một món ăn, từ đó xác định khối lượng cần dùng trong ngày, dự trữ kho,…

3.2. Kiểm soát đầu vào của nguyên liệu quán ăn, nhà hàng, quán cafe

• Chọn đơn vị cung ứng: khi chọn đơn vị cung ứng, người quản lý cần chú trọng đến giá bán, cập nhật giá bán của đơn vị cung cấp thường xuyên và so sánh thị trường. Bên cạnh đó, các quy trình bảo quản và cung ứng của nhà cung cấp cũng rất quan trọng, đặc biệt là với những loại hàng hóa dễ hư hại như thực phẩm.
• Xem xét tình trạng nguyên vật liệu được nhập vào: khi nhập nguyên liệu, người quản lý cần đảm bảo chất lượng, độ tươi ngon của thực phẩm đáp ứng đúng với những yêu cầu được thỏa thuận. Không chỉ vậy, số lượng cũng cần được kiểm tra để tránh thất thoát.

3.3. Kiểm soát quá trình sử dụng các nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe

• Kiểm tra hàng tồn: việc kiểm tra hàng tồn phải được tiến hành hằng ngày. Thông thường, trong các nhà hàng thì bếp trưởng sẽ là người quản lý hàng tồn và báo cáo lại với các đơn vị nhập hàng. Đối với những mô hình nhỏ hơn như quán cafe, quán ăn thì người quản lý sẽ kiêm luôn các tác vụ này.

• Theo dõi tình hình sử dụng và bảo quản: không chỉ cần kiểm tra về số lượng, tình hình sử dụng cũng cần phải được chú ý. Việc đảm bảo nguyên vật liệu luôn tươi ngon và đạt chuẩn là không hề dễ. Lúc này, càng có sự ghi chép cụ thể và theo dõi sát sao thì càng tránh được lãng phí. Đồng thời, việc theo sát tình trạng sử dụng vật liệu cũng giúp giảm được khả năng thiếu nguyên vật liệu, gây gián đoạn khả năng phục vụ và tồn kho chết vốn.

Đối với từng loại thực phẩm sẽ có cách theo dõi và bảo quản khác nhau. Ví dụ như dầu oliu có được để trong chai thủy tinh có đậy nắp không, kho lạnh có đảm bảo nhiệt độ hay không? Một loại nguyên vật liệu có giá thành cao có được sử dụng hợp lý hay đang có tình trạng thất thoát và lãng phí?

• Hạn sử dụng: đa số thực phẩm ăn uống đều có hạn sử dụng ngắn, thậm chí chỉ sử dụng được trong ngày. Do đó việc biết chính xác khi nào thực phẩm hết hạn sẽ giúp phân bổ chúng hợp lý hơn và hạn chế được tình trạng quá hạn. 

• Phân bổ nguyên vật liệu hiệu quả: Việc phân bổ nguyên vật liệu hiệu quả cũng vô cùng quan trọng, dựa trên tất cả các yếu tố về giá cả nguyên vật liệu, hạn sử dụng, tình hình sử dụng và số lượng cần thiết. Người quản lý càng tính toán được chính xác loại vật liệu nào cần bao nhiêu thì quá trình phân bổ càng hiệu quả và tiết kiệm.

4. Những tips quan trọng để quản lý nguyên vật liệu một cách hiệu quả  

Những tips như lên quy trình quản lý chi tiết, thường xuyên kiểm tra sẽ giúp bạn giảm thiểu được chi phí, tiết kiệm thời gian.

4.1. Lên quy trình quản lý nguyên vật liệu

Việc quản lý nguyên vật liệu trong quán cafe hay nhà hàng nhỏ thường không được sắp xếp theo một quy trình cụ thể, điều này nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên sẽ là vấn đề nếu mô hình kinh doanh phát triển hơn hoặc khi việc quản lý xả ra bất thường. 

Khi có quy trình càng cụ thể, chi tiết, việc nắm bắt vấn đề và tìm ra nguyên nhân sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều, đồng thời việc tìm ra phương án giải quyết cũng dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, đơn vị, mô hình kinh doanh mà sẽ có cách quản lý khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu cũng cần cách bảo quản, kiểm tra khác nhau. Hạn sử dụng của cafe đóng gói có thể kiểm tra 1 tháng một lần nhưng hạn sử dụng của sữa thì cần kiểm tra hằng ngày. 

Công việc của người quản lý là tìm ra cách bảo quản và kiểm tra từng loại nguyên vật liệu một cách chính xác nhất, từ đó lên quy trình quản lý chung một cách hiệu quả nhất. Đây là một công việc không hề dễ dàng, đặc biệt nếu chỉ làm thủ công với lượng nhân sự hạn chế. 

4.2. Kiểm tra xuyên suốt, định kỳ, kịp thời

Trong quá trình nhập nguyên liệu, một đối tác vốn đang hợp tác hiệu quả, cung cấp những nguyên vật liệu tươi ngon, nhưng bạn chỉ lơ là một tuần, chất lượng đã đi xuống. Rất có thể đơn vị đó cũng đã lơ là khi kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất đi, hoặc chỉ đơn giản là thay quản lý xuất kho mới. Công việc của bạn là thường xuyên kiểm tra để tránh những tình huống này.

Khi bảo quản, lưu trữ hàng hóa trong kho cũng cần kiểm soát chặt chẽ. Bạn không thể vì lòng tin mà chắc chắn được rằng nguyên vật liệu trong kho sẽ không hao hụt. Việc kiểm tra trên giấy tờ, có xác nhận của các bên liên quan là vô cùng cần thiết.

Bên cạnh đó, những loại thực phẩm, nguyên vật liệu để chế biến món ăn thức uống đều có hạn sử dụng khá ngắn, một số loại cần được bảo quản một cách đặc biệt.  Do đó, bạn cần lên lịch kiểm tra một cách thường xuyên để kịp thời phát hiện hư hỏng.

Một số người cho rằng phô mai có thể bảo quản từ 1-2 tháng, tuy nhiên các chuyên gia lại khuyên chỉ nên sử dụng loại thực phẩm này tối đa trong 1 tuần vì khi để lâu nó sẽ mất chất, thậm chí gia tăng nguy cơ nhiễm khuẩn E.coli cho khách hàng.

5. Ưu nhược điểm khi sử dụng những phần mềm giúp quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe 

Việc sử dụng những phần mềm quản lý đã không còn xa lạ với nhiều ưu điểm, tuy nhiên cần ứng dụng một cách hợp lý. 

5.1. Ưu điểm khi sử dụng công cụ quản lý 

• • Dễ dàng theo dõi tình trạng nguyên vật liệu: các phần mềm quản lý càng hoàn thiện càng có những đầu mục chi tiết giúp bạn nhập các thông tin và kiểm tra tình trạng một cách dễ dàng.  
  • Lưu trữ đầy đủ thông tin: một mã nguyên vật liệu có số lượng bao nhiêu, nhập và xuất ngày nào, tình trạng còn hay hết, hạn sử dụng ra sao đều có thể tra ra dễ dàng nếu bạn sử dụng phần mềm hiệu quả. 

• Tìm ra những món best seller, những món cần cải thiện: dựa trên tình hình sử dụng nguyên vật liệu, bạn có thể biết được đâu là món ăn được khách hàng quan tâm nhất. Sự quan tâm cho một món ăn cụ thể đang tăng hay giảm, đâu là món bạn cần tập trung và đâu là món cần cải thiện.

• Đánh giá chất lượng nhà cung ứng: khi bạn đặt ra những nguyên tắc đánh giá chất lượng sản phẩm, bạn có thể dễ dàng có số liệu để đánh giá nhà cung ứng và so sánh giữa những nhà cung ứng với nhau.

• Theo dõi báo cáo dễ dàng: một ưu điểm lớn khi sử dụng phần mềm quản lý đó là các báo cáo có thể được xuất ra dễ dàng và tự động. Bạn không cần tốn thời gian để tổng hợp thông tin, thay vào đó chỉ cần nhìn dữ liệu được báo cáo để xử lý sao cho hiệu quả nhất.

Một số tác vụ mà các phần mềm quản lý có thể hỗ trợ bạn trong việc kiểm soát quản lý nguyên vật liệu là:

• Theo dõi tình trạng tồn kho theo mặt hàng, nguyên liệu.
• Tự động trừ kho khi hoàn tất đơn hàng.
• Đưa ra cảnh báo khi nguyên liệu hết hoặc dư nhiều.
• Theo dõi lịch sử nhập và bán ra của các loại nguyên vật liệu.

Đây đều là những tính năng quan trọng và cần thiết nhất trong quá trình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách tối ưu.

5.2. Lưu ý về nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý

• Chi phí: chi phí ban đầu để sử dụng phần mềm là không nhỏ, đặc biệt đối với những mô hình kinh doanh nhỏ như quán cafe, quán ăn, nhà hàng gia đình. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ càng về nhu cầu sử dụng cũng như các loại chi phí để quyết định có nên đầu tư phần mềm quản lý hay không.
• Thời gian setup: để sử dụng phần mềm hiệu quả, mô hình kinh doanh của bạn cần thời gian setup công việc, đào tạo cho nhân viên cách sử dụng. Đây là cũng là một loại chi phí mà bạn cần xem xét.
• Kéo dài thời gian quản lý: các phần mềm quản lý có thể rất chi tiết, và điều này cũng là một nhược điểm bởi thời gian để nhập đầy đủ các thông tin quản lý vật liệu có thể sẽ gây thêm phiền hà. Ví dụ như, một quán ăn gia đình sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu là bất hợp lý, bởi nó phức tạp và khó khăn hơn so với sự quản lý trực tiếp của con người. Bởi vậy nên nên cân nhắc việc sử dụng phần mềm quản lý dựa trên quy mô kinh doanh.

6. Một số công cụ quản lý nguyên vật liệu ngành F&B phổ biến nhất hiện nay 

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại công cụ giúp bạn quản lý nguyên vật liệu trong quán cafe, nhà hàng hiệu quả. Bạn có thể tham khảo một số loại công cụ được giới thiệu dưới đây.

6.1. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu KiotViet

Với phần mềm này, bạn có thể kiểm tra và quản lý đơn xuất nhập nguyên liệu, số lượng và tình trạng hàng tồn kho, quản lý nhân viên cho tới những đơn vị cung ứng thực phẩm,.. bằng cả điện thoại và máy tính.

Ưu điểm lớn của phần mềm này là cho phép nhập định lượng nguyên liệu thành phần theo công thức có sẵn cho từng món; cài đặt lượng hàng tồn ít nhất cho phép và gửi cảnh báo hàng tồn sắp hết.

6.2. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu Sapo FnB

Đây là phần mềm được phát triển chuyên dùng quản lý nhà hàng, quán ăn FnB với 14 năm kinh nghiệm và hơn 19.000 khách hàng. Phần mềm này có 2 công năng chính: 

• Hỗ trợ bán hàng: đối với khách dùng tại quán, order mang về, order trên website, trên các nền tảng giao hàng trực tuyến,…
• Hỗ trợ quản lý: gồm quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, quản lý khuyến mãi, báo cáo kinh doanh và đặc biệt là quản lý nguyên vật liệu.

6.3. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu MISA CukCuk

Đây là phần mềm của công ty cổ phần MISA, được phát triển để hỗ trợ cho một hay các chuỗi kinh doanh F&B: nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa,…trong quá trình quản lý tình hình kinh doanh. Phần mềm này có thể hoạt động riêng lẻ và kết hợp với các phần mềm khác của công ty MISA để tạo thành một hệ thống quản lý toàn diện việc kinh doanh của công ty bạn.

Riêng về quản lý nguyên liệu trong nhà hàng, quán ăn, MISA CukCuk giúp bạn định lượng nguyên vật liệu cần dùng; kiểm soát tình trạng kho quỹ: số lượng, hạn dùng; thống kê con số cụ thể giúp bạn chủ động hơn trong việc phân bổ nguyên liệu. 

6.4. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho cửa hàng – PosApp

Đây là phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp nhiều tính năng, phù hợp với hầu hết mọi mô hình kinh doanh từ nhỏ lẻ đến chuỗi nhà hàng lớn. Những tính năng nổi bật của phần mềm này trong việc quản lý các nguyên vật liệu đó là quản lý theo ca, theo hóa đơn và báo cáo kho của từng chi nhánh trên cùng một tài khoản quản lý duy nhất.

Có thể thấy, việc quản lý nguyên vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong ngành hàng F&B nói chung và trong các mô hình nhà hàng, quán cà phê,… nói riêng. Do đó, công việc của các nhà quản lý là lên một quy trình quản lý các nguyên vật liệu này một cách hiệu quả nhất có thể, nhằm giảm thiểu chi phí, tối ưu lợi nhuận. 

Trong quá trình quản lý, bạn cũng có thể sử dụng những công cụ như các phần mềm thông minh, nhằm tiết kiệm nhân lực và chi phí. Tuy nhiên, dù sử dụng phần mềm hay quản lý trực tiếp, bạn cũng cần hiểu rõ doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh của mình và tình hình kinh doanh để đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác.

Hãy đến với K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. K-SETUP sẽ giúp bạn tối ưu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận.

Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

Hãy đến với công ty K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup siêu thị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

🟢 CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ CUNG ỨNG K-SETUP

🏢 VP Hà Nội: Số Nhà F1 Ngõ 112, Phường Kiến Hưng, Quận Hà

Đông, Thành phố Hà Nội

🏢 VP HCM: Lầu 4 số 32 Đường số 4, Khu Dân Cư Cityland,

Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM

☎️ HOTLINE:

— Hà Nội: 098.5566.123

— TP.HCM: 082.583.1111

Bản quyền thuộc về công ty K-setup!