Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả nhất định bạn phải biết

Khi kinh doanh, việc xử lý đơn hàng là một vấn đề quan trọng. Điều này giúp cho việc vận chuyển hàng hóa của bạn đến tay khách hàng thuận lợi, tăng hiệu quả kinh doanh. Mặc dù nhiều chủ kinh doanh khi bán hàng đều biết được các bước của quy trình xử lý đơn hàng như thế nào nhưng ít ai biết được cách tối ưu nó hiệu quả. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến các bạn cách tối ưu quy trình này hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

1. Xử lý đơn hàng là gì?

Xử lý đơn hàng thực chất là một quá trình xác nhận các thông tin của đơn hàng, theo dõi và hoàn thành những đơn đặt hàng của các khách hàng trên nhiều kênh bán hàng khác nhau. Quá trình này sẽ kết thúc khi các khách hàng của bạn nhận được hàng hóa và bạn thu được tiền hàng từ họ.

Xử lý đơn hàng không phải là một quá trình quá khó khăn nhưng nó cũng không hề đơn giản. Đặc biệt là khi quy mô kinh doanh của bạn ngày càng được mở rộng với lượng đơn đặt hàng ngày một nhiều. Nếu bạn không thực hiện việc xử lý đơn hàng theo quy trình đúng, việc choáng ngợp với số lượng các đơn hàng hay nhầm lẫn, hoặc sai sót trong quá trình đóng gói, giao hàng là một việc hoàn toàn có thể xảy ra. Điều này có thể sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như uy tín của cửa hàng.

2. Quy trình xử lý đơn hàng gồm mấy bước?

Tùy theo từng mô hình kinh doanh mà chúng ta có thể mô tả quy trình xử lý đơn hàng khác nhau ở một số bước, có thể nhiều hoặc bớt đi một số bước. Tuy nhiên đối với một mô hình được xem là hiệu quả, tối ưu cần đảm bảo những bước sau:

2.1. Nhận thông tin đơn đặt hàng

Những đơn đặt hàng tại các kênh kinh doanh sẽ được hệ thống tổng hợp với các thông tin cần thiết được khách hàng cung cấp như: Tên, số điện thoại người nhận, địa chỉ để giao hàng và thu tiền. 

Đối với trường hợp số lượng đơn đặt hàng không quá nhiều, các chủ kinh doanh cũng có thể quản lý theo cách thủ công bình thường. Tuy nhiên, đối với quy mô kinh doanh lớn hơn hoặc kinh doanh đa dạng kết hợp tại cửa hàng, nhiều sàn thương mại điện tử hay các website thì bạn cần một hệ thống quản lý thông tin tập trung để tối ưu quản lý hiệu quả.

2.2. Xác nhận đơn hàng của khách

Ở bước này các đơn hàng sẽ nằm trong một số trạng thái sau đây:

• Mới
• Chờ chủ cửa hàng xác nhận
• Đang xác nhận
• Đổi kho hàng

Sau khi bạn có danh sách các đơn hàng, nhân viên cửa hàng sẽ gọi điện cho khách hàng để xác nhận các đơn hàng đó. Quy trình xử lý đơn hàng sẽ thực hiện theo trình tự các bước như sau:

• Tại danh sách đơn đặt hàng, nhân viên đặt trạng thái đơn hàng mới sang trạng thái đang chờ xác nhận nếu họ không gọi được cho khách hàng,… Hoặc trạng thái  đang xác nhận nếu đơn hàng đó cần thay đổi sản phẩm hoặc số lượng.
• Nếu nhận được thông tin khách hàng đồng ý lấy hàng, nhân viên sẽ tiến hành chuyển trạng thái đơn hàng đó sang mục đã xác nhận. Bước này có 2 tùy chọn đó là lưu và lưu và in. Nếu nhân viên bấm nút lưu và in thì đơn hàng đó sẽ chuyển sang trạng thái đang đóng gói.
• Nếu khách hàng không muốn lấy hàng, nhân viên chuyển trạng thái của đơn hàng sang mục khách hủy và lựa chọn các lý do hủy đơn hàng.
• Nếu các sản phẩm trong đơn đặt hàng không còn tồn, nhân viên chuyển trạng thái của đơn hàng sang trạng thái hết hàng và gọi điện thông báo thông tin với khách để đổi sang mua sản phẩm khác, hoặc có thể chờ hàng đợt sau mới nhận hoặc có thể  hủy đơn hàng.

Sau khi xác nhận đơn hàng thành công, các bạn có thể cho các thông tin vào biên bản bàn giao, tiến hành in phiếu nhặt hàng giúp phục vụ việc nhặt hàng trong kho và nhấn gửi cả biên bản sang hãng để có thể lấy mã vận đơn, tiến hành in phiếu gửi và đóng gói.

2.3. Đóng gói hàng

Sau khi đơn hàng đã được khách xác nhận và xuất kho, người bán tiến hành đóng gói các sản phẩm theo các thông số kỹ thuật. Bên cạnh đó, họ còn phải đảm bảo tuyệt đối thực hiện  theo các quy trình để không gây các vấn đề về hư hỏng, hay tổn thất có thể xảy ra đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển đến tay khách hàng.

2.4. Giao hàng đến địa chỉ người mua

Hiện nay, các cửa hàng thường vận chuyển hàng theo 2 cách đó là chọn đơn vị vận chuyển  ngoài hoặc các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp. Thường đây là yếu tố không được nhiều cửa hàng quan tâm nhiều, tuy nhiên để thu hút khách hàng bạn nên lựa chọn đơn vị uy tín và có chi phí hợp lý để khách hàng có thể nhận được giá vận chuyển tốt nhất

Không những thế, bạn cũng cần theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng để có thể hạn chế tối đa được các nguy cơ tổn thất khi giao hàng lỗi hay hỏng hóc, hoặc đổ vỡ hàng hóa trước khi sản phẩm giao đến tay khách hàng.

Hiện nay, có một số phần mềm chuyên quản lý các đơn hàng thông minh giúp bạn có thể lựa chọn được đơn vị vận chuyển phù hợp, cũng như việc theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng, đối soát, thu tiền dễ dàng và chính xác nhất. 

2.5. Thanh toán và kết thúc quá trình giao hàng

Khi đơn hàng của bạn đã được giao thành công, khách hàng sẽ tiến hành thanh toán tiền cho các bạn để kết thúc quá trình mua hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp không may, khách hàng sẽ trả lại hàng và yêu cầu hoàn tiền. Do đó, bạn cần đưa ra các chính sách để xử lý hiệu quả khi có vấn đề xảy ra. Bởi vì, điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của cửa hàng bạn, mà còn là yếu tố quan trọng quyết định sự hài lòng của khách hàng.

3. Vì sao nên xử lý đơn hàng đúng cách?

Dưới đây là một số lý do bạn nên áp dụng quy trình xử lý đơn hàng đúng cách:

3.1. Giảm lượng hàng tồn kho khó bán và nguy cơ thiếu hụt hàng hóa

Nhiều chủ cửa hàng có thể nghĩ rằng quy trình xử lý đơn hàng sẽ không hề liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên trên thực tế, quá trình lên đơn lại hoàn toàn có thể giúp các bạn theo dõi được toàn bộ số lượng tồn kho thực tế, có thể bán và dự đoán lượng hàng sắp hết, để nhanh chóng nhập hàng kịp thời ngay trong khi tạo đơn với các phần mềm quản lý đơn đặt hàng thông minh.

Khi tạo đơn mà bạn không theo dõi số lượng hàng tồn kho thường xuyên sẽ có thể khiến các bạn rơi vào tình trạng hết hàng bất ngờ mà không hay biết. Điều này dẫn đến các nguy cơ có thể mất trắng đơn hàng, mất khách và làm mất đi cơ hội kinh doanh cho các khách hàng tiềm năng của bạn.

3.2. Hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng

Sai sót trong khi hoàn thành đơn hàng là một điều hoàn toàn có thể xảy ra nếu lượng đơn hàng của bạn ngày một nhiều, hay có thể từ nhiều kênh bán hàng khác nhau. Hơn thế nữa, tình trạng này có thể trở nên nghiêm trọng hơn nếu khách hàng của bạn liên tục tìm đến với những tin nhắn hỏi thăm đơn hàng, phàn nàn về thời gian giao hàng quá chậm hay thậm chí có thể là trả hàng, hoàn tiền.

Tình trạng này có thể xảy ra nếu các bạn không thể kiểm soát tốt các đơn đặt hàng, thông tin về người nhận hay quản lý giao hàng với các shipper. Do đó, bạn cần tìm một hệ thống giao hàng hợp lý có thể giúp các bạn quản lý tốt quy trình này một cách có hiệu quả và tối ưu nhất. Loại bỏ tuyệt đối các nguy cơ có thể dẫn đến sai sót trong quá trình tạo đơn, ghi nhận lại các thông tin hay giao hàng chậm trễ.

3.3. Tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng

Chúng ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng của một quy trình xử lý đơn hàng tốt. Bởi vì, việc quản lý các đơn hàng hiệu quả với một quy trình rõ ràng là cách tốt nhất giúp các chủ cửa hàng có thể tối ưu hóa được các chi phí cũng như có thể tiết kiệm thời gian một cách tốt nhất. Hạn chế tối đa sai sót trong quá trình xử lý sẽ giúp hạn chế tối đa thời gian bạn dành để giải quyết những sai sót đó. 

3.4. Đánh giá nhu cầu khách hàng và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp

Việc theo dõi và phân loại các đơn hàng đúng cách sẽ giúp các bạn có thể đánh giá được hiệu quả bán hàng của từng loại sản phẩm. Từ đó, bạn có thể xác định được nhu cầu sử dụng hàng hóa của từng đối tượng khách hàng tại các thời điểm. Điều này sẽ giúp các bạn có thể đưa ra được những chiến lược bán hàng phù hợp và hiệu quả nhất. 

3.5. Tối ưu vận chuyển

Một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ có thể theo dõi được toàn bộ quá trình từ khi tạo đơn đến khi vận chuyển và xác nhận đã giao hàng thành công. Để loại bỏ các nguy cơ dẫn đến lạc đơn, lỗi ship hay hư hỏng sản phẩm trong quá trình vận chuyển, người bán cần có kế hoạch kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển của các đơn vị vận chuyển hay shipper thuê ngoài để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi. 

Qua bài viết trên có thể thấy, quy trình xử lý đơn hàng là một việc vô cùng quan trọng quyết định trực tiếp đến kết quả kinh doanh của cửa hàng. Chúng tôi hy vọng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp các bạn xử lý đơn hàng một cách tối ưu nhất và hiệu quả nhất.

Hãy đến với công ty K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup siêu thị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

🟢 CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ CUNG ỨNG K-SETUP 

🏢 VP Hà Nội: Số Nhà F1 Ngõ 112, Phường Kiến Hưng, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

🏢 VP HCM: Lầu 4 số 32 Đường số 4, Khu Dân Cư Cityland, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM

🏢  VP Miền Bắc & Miền Trung: Số 116 Phạm Thận Duật, Phố Bích Đào, Phường Ninh Sơn – TP, Ninh Bình

☎️ HOTLINE:

— Hà Nội: 098.5566.123

— TP.HCM: 082.583.1111 

— Ninh Bình : 085.399.2222

Bản quyền thuộc về công ty K-setup!