Cách quản lý siêu thị mini hiệu quả cho người mới kinh doanh

Khởi nghiệp kinh doanh siêu thị mini là một lựa chọn hay bởi nhu cầu tiêu dùng ngày càng lớn. Nếu bạn tham gia sân chơi này cơ hội kinh doanh thành công và có lãi là không hề nhỏ. Tuy nhiên, quản lý siêu thị như thế nào để có doanh thu tốt? Người chủ của những siêu thị mini lâu năm trên thị trường chắc hẳn sẽ có cách quản lý siêu thị mini rất tốt. Từ cách quản lý hàng hóa trong siêu thị, bán hàng trong siêu thị, đến tuyển quản lý siêu thị giỏi.

Để giải đáp những thắc mắc về việc vận hành và quản lý siêu thị mini, K-Setup xin chia sẻ một vài kinh nghiệm về quản lý hàng hóa, quản lý doanh thu, quản lý nhân sự để giúp bạn quản lý siêu thị mini hiệu quả, đảm bảo doanh thu tăng trưởng mạnh.

  Cách quản lý siêu thị mini cho người mới kinh doanh

1. Quản lý siêu thị mini là làm gì?

Quản lý siêu thị mini là quá trình bao gồm các hoạt động và quy tắc nhằm đảm bảo siêu thị mini được vận hành theo một quy chuẩn nhất định dù người vận hành là ai. Mục tiêu của quản lý siêu thị mini là giúp chủ siêu thị có được những thông tin cần thiết để xử lý giúp cho hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Mặc dù chỉ là siêu thị mini nhưng tính phức tạp trong các mối quan hệ kinh doanh, bán hàng của siêu thị mini cũng không kém các siêu thị lớn. Bởi một siêu thị mini trung bình có từ 2000 đến 3000 mặt hàng, mỗi mặt hàng lại có số lượng khác nhau, đặt tại nhiều kho, nhiều quầy khác nhau.

Đồng nghĩa với việc bạn cần phải quản lý một lượng tồn kho lên tới vài chục nghìn sản phẩm. Do vậy, bạn cần có cách quản lý hàng hóa trong siêu thị khoa học nhằm kiểm soát tốt nhất các mặt hàng.

 Cách quản lý siêu thị như thế nào cho hiệu quả?

Bên cạnh đó, các mặt hàng này có nhiều hình thức thanh toán khác nhau, có những mặt hàng nhận ký gửi rồi ăn theo phần trăm, có loại hàng mua đứt bán đoạn. Khi mở siêu thị mini, nguồn hàng cũng được cung cấp từ nhiều nhà sản xuất, phân phối khác nhau. Hàng hóa bán ra cũng theo nhiều phương thức khác nhau.

Cụ thể như với mặt hàng thực phẩm tươi sống, các bộ phận như tai, chân giò, thịt thăn, nội tạng…đều có giá thành khác nhau nên không thể theo dõi theo số lượng hàng giống như các mặt hàng bánh kẹo đóng gói. Ngay cả những mặt hàng nhỏ như gói tăm hay gói bông ngoáy tai thì tính phức tạp trong xử lý cũng chẳng khác mặt hàng trị giá lớn là mấy. Vì vậy việc quản lý bán hàng trong siêu thị không hề đơn giản.

Chưa kể tới việc hàng hóa bán ra cũng có nhiều chương trình khuyến mại khác nhau; việc theo dõi hàng tồn kho cần nhiều công cụ và phải khớp số liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

Bất kì siêu thị nào cũng có hàng chục hình thức khuyến mãi khác nhau: giảm giá cho khách hàng trung thành; giảm giá trên tổng giá trị mua, hoặc 1.000 sản phẩm đầu tiên bán ra được tặng quà v.v… Quản lý siêu thị cần nắm được hệ thống các chương trình khuyến mãi, các sản phẩm khuyến mãi trọng điểm để việc bán hàng trong siêu thị hiệu quả, giải phóng được hàng tồn kho, cận date.

Cách quản lý siêu thị mini: Nên có nhiều chương trình khuyến mãi

 

Mỗi siêu thị mini thường chỉ có một, hai hoặc ba quầy thanh toán nên trong những ngày chạy khuyến mại hay khi đông khách mà thực hiện thanh toán giao dịch hoàn toàn bằng tay thì không thể làm được. Rồi việc quản lý hàng trăm thẻ khách hàng thân thiết, cập nhật điểm thưởng, tích điểm thẻ cũng sẽ rất khó khăn nếu như chỉ làm một cách thủ công.

Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn thì càng nhiều lượng thông tin lưu trữ và càng mất nhiều thời gian, công sức để quản lý siêu thị. Vì thế để kiểm soát được khối lượng công việc khổng lồ, người quản lý siêu thị mini nên có công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng siêu thị.

2. Quy trình vận hành và quản lý siêu thị mini

Siêu thị mini được vận hành theo quy trình ghi nhận và báo cáo. Quy trình này nhằm giúp siêu thị mini có phương thức thanh toán hiện đại, kiểm soát chặt chẽ hàng hóa giúp cho việc bán hàng trong siêu thị trở nên dễ dàng, cung cấp giá trị tốt hơn cho khách hàng.

Quy trình vận hành siêu thị mini có thể được chia theo chu kỳ thời gian (ngày, tuần, tháng, năm) hoặc chu kỳ tiêu thụ sản phẩm (lô hàng, thùng hàng). Thông thường các đơn vị hay sử dụng chu kỳ thời gian để quản lý quy trình vận hành siêu thị.

Việc bắt đầu và kết thúc một quy trình vận hành đo lường bằng các giá trị nhập xuất tồn và giá trị doanh thu phát sinh trong chu kỳ thời gian xác định.

Quản lý siêu thị nên có quy trình vận hành cụ thể

Quản lý siêu thị mini cần nắm rõ các giá trị phát sinh đó và thường xuyên theo dõi báo cáo để điều chỉnh các hoạt động vận hành cần thiết nhằm tăng lợi nhuận cho siêu thị mini. Hiện nay với sự phát triển của công nghệ, có nhiều hệ thống quản lý được sử dụng phù hợp cho vận hành siêu thị mini.

3. Hệ thống quản lý siêu thị mini

Hệ thống quản lý siêu thị mini hiện tại các siêu thị chủ yếu dùng SAP, hoặc sử dụng các hệ thống tự xây.

Hệ thống quản lý siêu thị nay được phát triển trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, kết nối dữ liệu qua mạng internet. Chứng thư số SSL cài trên máy chủ website của hệ thống cho phép khách hàng khi truy cập có thể xác minh được tính xác thực, tin cậy của website. Đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin trao đổi giữa website và khách hàng được mã hóa, tránh nguy cơ bị can thiệp.

Cam kết không cung cấp thông tin khách hàng cho bên thứ ba. Dữ liệu khách hàng được mã hóa tránh bị đánh cắp thông tin. Sử dụng hệ thống quản lý, nhà quản lý thực sự yên tâm về các tính năng bảo mật với việc quản lý phân quyền cho người dùng theo từng hành động, từng vai trò của hệ thống. Kiểm soát chặt chẽ từng thao tác, sự sửa đổi thông tin trên hệ thống của người dùng trong từng phiên làm việc.

4. Quản lý hàng hóa trong siêu thị mini

Với số lượng lớn các mặt hàng trong siêu thị, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật tất các các thông tin của sản phẩm khi sử dụng hệ thống quản lý. Lịch sử xuất – nhập hàng hóa được ghi lại theo thời gian thực do đó tất cả đều được lưu trữ trong hệ thống phần mềm.

Nhờ hệ thống quản lý siêu thị, dữ liệu hàng hóa được quản lý theo nhóm rõ ràng và người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm thông qua các tiêu chí kèm theo hình ảnh và biểu đồ trực quan, sinh động.

Hệ thống hỗ trợ việc nhập, xuất danh sách hàng hóa qua file, giúp mọi người thao tác nhanh chóng với nhiều sản phẩm cùng một lúc.

Giao diện với hình ảnh trực quan, hỗ trợ người dùng từng chi tiết nhỏ ứng với từng trường hợp cụ thể giúp bán hàng trong siêu thị dễ dàng.

Hệ thống được lập trình để quản lý kho cho mọi loại cửa hàng bán lẻ, từ cửa hàng đơn như siêu thị, nhà hàng, tiệm café, tiệm sách, shop quần áo… cho đến chuỗi mô hình kinh doanh nhiều mặt hàng độc lập nhau.

Quản lý siêu thị có thể theo dõi theo thời gian thực, thông qua chức năng lưu hóa đơn nhập hàng, cập nhật số liệu thực tế ngay trên hệ thống giúp so sánh đối chiếu số liệu hàng hóa khi cần thiết, giảm thiểu tối đa thất thoát do nhân viên gian lận gây ra.

5. Quản lý nhân sự trong siêu thị mini

Để việc bán hàng trong siêu thị đạt hiệu quả, bạn cần tuyển quản lý siêu thị giỏi để kiểm soát mọi hoạt động trong siêu thị. Người quản lý siêu thị có thể sử dụng hệ thống để quản lý các nhân viên, từ ngày giờ bán hàng đến số lượng hàng hóa bán được.

Với hệ thống, mọi thông tin của nhân viên đều được lưu trữ đầy đủ trong hệ thống dữ liệu. Bất kỳ sự thay đổi nào đều được đồng hộ hóa lên kho dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng. Các thống kê về doanh số bán hàng, lợi nhuận bán hàng của từng nhân viên đều được thống kê theo thời gian thực.

Quản lý siêu thị sẽ theo dõi mọi tác nghiệp mọi tác nghiệp của nhân viên, các số liệu sẽ được thay đổi ngay trên hệ thống và lưu lại trong lưu trữ lịch sử. Giúp bạn dễ dàng biết được nhân viên nào đang làm gì, kiểm soát hóa đơn từng nhân viên tạo ra, qua đó nâng cao ý thức và trách nhiệm của nhân viên bán hàng.

Một siêu thị mini luôn có rất nhiều nguồn cung hàng hóa, do đó, làm sao để kiểm soát được hết danh sách nhà cung cấp, lưu trữ thông tin về hàng hóa, lượng hàng bán chạy, chất lượng hàng hóa như thế nào để lên kế hoạch cho lần nhập hàng tiếp theo… là một vấn đề cần được giải quyết triệt để.

Bạn có thể xem toàn bộ thông tin chi tiết về nhà sản xuất bao gồm từ email, website, điện thoại, địa chỉ…cho phép thống kê đối tác theo nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại nhà cung cấp, từ đó lên kế hoạch hợp tác phù hợp.

6. Quản lý doanh thu và lợi nhuận của siêu thị mini

Hệ thống cho phép quản lý siêu thị theo dõi sát công việc kinh doanh theo những quy trình chuẩn hóa từ khâu nhập hàng, bán hàng trong siêu thị tới khi khách mua hàng, các hoạt động quản lý kho hàng, hoạt động của nhân viên cũng như việc theo dõi công nợ,… từ tổng hợp tới chi tiết một cách chính xác và nhanh chóng.

Bạn có thể quản lý siêu thị theo nhiều chiều khác nhau như theo từng cửa hàng, theo từng nhân viên hay phòng ban, theo nhóm khách hàng hay từng khách hàng cụ thể hoặc theo từng nhóm hàng hóa, là cách quản lý hàng hóa trong siêu thị hiệu quả.

Để đáp ứng nhu cầu thay đổi linh hoạt các chiến lược bán hàng nhằm tăng hiệu quả trong kinh doanh bán lẻ, hệ thống cho phép ban hành các chương trình chính sách giá bán, chính sách khuyến mại, hay chính sách khách hàng thân thiết một cách đa dạng cùng với hàng loạt các công cụ hỗ trợ quản lý bán lẻ khác. Hệ thốngcó khả năng điều chỉnh mức giá khuyến mãi theo tỷ lệ % hoặc giá trị hóa đơn để xây dựng chương trình khuyến mãi.

Hãy vận dụng cách quản lý siêu thị một cách linh hoạt từ cách quản lý hàng hóa trong siêu thị, bán hàng trong siêu thị, sử dụng hệ thống quản lý đến tuyển quản lý siêu thị giỏi. K-Setup chúc bạn kinh doanh thành công!